E-Rechnung ab 2027: Welche Betriebe jetzt umstellen müssen

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Betriebe, deren Gesamtumsatz im Jahr 2026 über 800.000 Euro lag, ihren Geschäftskunden im Inland E-Rechnungen ausstellen. Diese Stufe ist gesetzlich beschlossen und steht in den Übergangsregeln des Umsatzsteuergesetzes (ZDH).

Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle Unternehmen. Kleinunternehmer bleiben ausgenommen. Das sind Betriebe, die die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen und keine Umsatzsteuer ausweisen.

Rechnungen an Privatkunden betrifft die Pflicht nicht. Empfangen können müssen E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025 alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer.

Das Handwerk fordert, die Stufe 2027 um ein Jahr zu verschieben. Ein Gesetzentwurf dazu ist mit Stand 2. November 2026 nicht bekannt. Betriebe sollten deshalb mit den beschlossenen Fristen planen.

Für wen die Pflicht ab 2027 gilt

Die Pflicht greift, wenn ein Unternehmen im Inland eine Leistung an ein anderes inländisches Unternehmen erbringt. Sie gilt auch für Bauleistungen nach § 13b UStG, bei denen der Auftraggeber die Umsatzsteuer schuldet, für Gutschriften und für Rechnungen an Kleinunternehmer (ZDH).

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres. Für 2027 zählt also der Gesamtumsatz 2026 (Haufe).

Dieser Wert nach Umsatzsteuerrecht kann vom Umsatz in der BWA (betriebswirtschaftliche Auswertung), in der Gewinn- und Verlustrechnung oder im Jahresabschluss abweichen (ETL).

Lag der Gesamtumsatz 2026 bei höchstens 800.000 Euro, sind für Leistungen bis zum 31. Dezember 2027 noch sonstige Rechnungen erlaubt. Sonstige Rechnung ist der Oberbegriff für Papierrechnungen und elektronische Rechnungen ohne strukturierte Daten, etwa ein einfaches PDF.

Papier ist dabei immer erlaubt, ein PDF nur mit Zustimmung des Kunden (Schultze & Braun).

Viele Betriebe kennen ihren Gesamtumsatz 2026 erst nach dem Jahreswechsel genau. Eine amtliche Aussage, wie mit dieser Unsicherheit umzugehen ist, liegt nicht vor. Betriebe nahe an der Grenze sollten das frühzeitig mit ihrer Steuerberatung klären.

Was als E-Rechnung zählt

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat nach der europäischen Norm EN 16931. Strukturiert heißt, dass ein Programm die Angaben automatisch auslesen kann. In Deutschland sind das vor allem XRechnung und ZUGFeRD (ZDH).

Der ZDH nennt ZUGFeRD „ab Version 2.0.1“ ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL, an anderer Stelle „ab Version 2.1“. Wer Version 2.1 oder neuer nutzt, erfüllt beide Angaben.

Ein PDF oder eine Bilddatei wie TIF oder JPEG ist keine E-Rechnung, auch wenn sie per E-Mail kommt.

Für den Empfang braucht ein Betrieb laut ZDH mindestens ein E-Mail-Postfach, ein Programm zum Anzeigen der Daten und ein elektronisches Archiv. Ein kostenloses Anzeigeprogramm gibt es im ELSTER-Portal.

Welche Rechnungen ausgenommen bleiben

In diesen Fällen bleiben sonstige Rechnungen auch nach der Übergangszeit erlaubt:

• Rechnungen an Privatkunden und an Körperschaften, die nicht unternehmerisch handeln. Papier ist hier immer möglich.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto nach § 33 UStDV und Fahrausweise.
• Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.
• Rechnungen von Kleinunternehmern. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen trotzdem.

Für öffentliche Auftraggeber kann sich eine E-Rechnungspflicht zusätzlich aus anderen Vorschriften ergeben, etwa aus der E-Rechnungsverordnung des Bundes. Dann gilt laut BMF die strengere Vorschrift (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 24 bis 25).

Bei Aufträgen von Kommunen oder vom Land fragen Sie am besten direkt beim Auftraggeber nach dessen Vorgaben.

Was das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 klarstellt

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat am 15. Oktober 2026 ein drittes Schreiben zur E-Rechnung veröffentlicht. Solche Schreiben legen fest, wie die Finanzämter das Gesetz anwenden. Es ergänzt die Schreiben von 2024 und 2025 (BMF-Schreiben, Kopie beim ZDH).

Für Handwerksbetriebe sind vor allem diese Punkte wichtig:

• Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen, die vor Beginn der eigenen Pflicht gestellt werden, müssen keine E-Rechnung sein. Das gilt auch, wenn Leistung und Zahlung erst danach kommen (Rn. 2).
• In der Schlussrechnung dürfen die Anzahlungen bis zum 30. Juni 2030 als eine Summe abgezogen werden. Die Einzelheiten stehen dann im Freitextfeld oder in einem eingebetteten Anhang (Rn. 3 bis 4).
• Bei Bauleistungen wird es „derzeit“ nicht beanstandet, wenn im strukturierten Teil nur die Gewerke mit ihren Summen stehen. Die Aufschlüsselung nach Leistungsverzeichnis gehört dann in eine lesbare, eingebettete Anlage mit eindeutigem Hinweis (Rn. 13 bis 14).
• Ein Enddatum für die Bau-Regel nennt das amtliche Schreiben nicht. Der ZDH verweist auf einen nicht veröffentlichten BMF-Brief an den Verband, der den 30. Juni 2030 nennt.
• Art, Umfang und Gehalt der Leistung müssen im strukturierten Teil stehen. Stundennachweise dürfen in einen eingebetteten Anhang (Rn. 10 bis 12).
• Besteht die Pflicht, muss auch eine Rechnungsberichtigung als E-Rechnung erfolgen (Rn. 20).
• Wer trotz Pflicht eine sonstige Rechnung stellt, begeht laut BMF keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG (Rn. 28). Der Kunde riskiert aber seinen Vorsteuerabzug, weil er dafür grundsätzlich eine E-Rechnung braucht (ZDH).

Lehnt ein Kunde die E-Rechnung ab, hat er keinen Anspruch auf Papier oder PDF. Der Aussteller hat seine Pflicht erfüllt, wenn er die E-Rechnung ausgestellt hat und die Übermittlung nachweisen kann, etwa mit einem Sendeprotokoll (ZDH).

Dauerrechnungen für Wartungs- oder Mietverträge, die vor dem 1. Januar 2027 als sonstige Rechnung erteilt wurden, brauchen laut ZDH keine zusätzliche E-Rechnung, solange sich die Angaben nicht ändern.

Was noch unklar ist

Umstritten ist, ob für Leistungen aus 2026 im Januar 2027 noch eine sonstige Rechnung erlaubt ist. Laut Haufe bestätigt das ein nicht veröffentlichter BMF-Brief. Ein Fachkommentator hält das für unvereinbar mit dem Gesetzeswortlaut.

Amtlich veröffentlicht ist dazu nichts. Wer Leistungen aus 2026 noch im Dezember 2026 abrechnet, ist von dieser Frage nicht betroffen.

Der ZDH fordert, die Stufe 2027 für Betriebe über 800.000 Euro auf den 1. Januar 2028 zu verschieben. Als Grund nennt er, dass die überarbeitete Norm EN 16931 und eine verbindliche Zuordnung der Pflichtangaben zu den Rechnungsfeldern noch fehlen.

Mehrere Handwerkskammern unterstützen die Forderung, darunter die Handwerkskammer des Saarlandes. Es handelt sich um eine Forderung von Verbänden, nicht um ein Gesetz.

Haufe hält eine Verlängerung der Übergangsfristen derzeit nicht für wahrscheinlich (Haufe). Solange keine Änderung beschlossen und verkündet ist, gilt der bisherige Zeitplan.

Was Sie jetzt tun sollten

• Ermitteln Sie mit Ihrer Steuerberatung, ob Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro liegt.
• Prüfen Sie, ob Ihr Rechnungsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen kann, auch für Abschlags- und Schlussrechnungen.
• Richten Sie ein Postfach für Rechnungen, ein Anzeigeprogramm und ein elektronisches Archiv ein, falls das noch fehlt.
• Fragen Sie Ihre Geschäftskunden, an welche Adresse E-Rechnungen gehen sollen.
• Rechnen Sie Leistungen aus 2026 möglichst noch bis 31. Dezember 2026 ab.
• Fragen Sie öffentliche Auftraggeber nach deren Vorgaben zur E-Rechnung.
• Betriebe unter der Grenze nutzen 2027 am besten für die Umstellung, denn ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht auch für sie, außer für Kleinunternehmer.
• Bei Grenzfällen helfen die Steuerberatung und die zuständige Handwerkskammer.